ISO 9001 için makine bakım planı nasıl hazırlanır?
ISO 9001 madde 7.1.3, ürün ve hizmet uygunluğu için gereken altyapının sağlanması ve sürdürülmesini ister. Bakım planı; ekipman envanteri, her ekipmanın kaliteye etkisine göre kritiklik derecesi, periyodik bakım sıklığı, sorumlu ve kayıt formundan oluşur. Standart bakım sıklığını belirlemez, gerekçesini sizden ister.
Madde 7.1.3 kısa yazılmış, ama denetimde en çok tökezlenen maddelerden biri. Sebep şu: çoğu işletmede bakım bir kalite konusu değil, üretim veya teknik servis konusu olarak görülüyor. Bakım kayıtları ayrı bir defterde tutuluyor, arıza çıkınca müdahale ediliyor ve kalite yönetim sistemiyle bağı hiç kurulmuyor. Denetçi ise tam olarak o bağı arıyor.
Altyapı; binalar ve tesisler, proses ekipmanları (donanım ve yazılım), ulaştırma kaynakları ve bilgi–iletişim teknolojileridir. Ölçüt tektir: ürün veya hizmetin uygunluğunu etkiliyorsa kapsamdadır. Ofisin kahve makinesi kapsam dışıdır; sipariş kayıtlarını tutan ERP sunucusu kapsam içidir.
Hizmet sektöründe bu ayrım daha da önemli. Bir yazılım firması için altyapı; sunucu, yedekleme sistemi ve geliştirme ortamıdır. Bir lojistik firması için araç filosu ve takip sistemidir. “Bizde makine yok, bu madde bize uymaz” demek, denetimde uygunsuzluğa en hızlı giden cümledir.
Tüm ekipmanlara aynı bakım sıklığını uygulamak hem pahalı hem etkisizdir. Doğru yöntem, her ekipmanı iki eksende puanlamaktır: arızası ürün kalitesini ne kadar etkiler ve arıza olasılığı nedir. Yüksek puanlı ekipmanlar önleyici bakım programına, düşük puanlılar arıza sonrası müdahaleye bırakılır.
Bu tabloyu bir kez hazırlamak, “neden bu makineye yılda bir, şuna ayda bir bakım yapıyorsunuz?” sorusunun cevabını kalıcı olarak verir.
Bir bakım kaydında en az beş bilgi bulunmalıdır: ekipman kimliği, yapılan işin tanımı, tarih, işi yapan kişi veya firma ve sonucun uygun olup olmadığı. Dış firmaya yaptırılan bakımlarda servis formu kayıt yerine geçer, ancak tedarikçi değerlendirme sisteminizde o firmanın onaylı olması gerekir.
Sık yapılan hata, dış servis formunu dosyaya koyup değerlendirmeyi atlamak. Madde 8.4 kapsamında dış kaynaklı bakım hizmeti de kontrol edilmesi gereken bir tedariktir; formun altında “yapılan iş uygun bulunmuştur” onayınız yoksa zincir kopar.
YGG girdilerinde kaynakların yeterliliği başlığı altında altyapı performansı sunulmalıdır. Anlamlı üç gösterge şunlardır: planlanan bakımların gerçekleşme oranı, duruş süresi ve arıza kaynaklı uygunsuz ürün sayısı. Bu üç sayı, yatırım talebinizi de en güçlü şekilde gerekçelendirir.
Karar kuralı: bakım bütçesi bir maliyet kalemi olarak sunulduğunda kesilir, uygunsuzluk maliyetiyle birlikte sunulduğunda onaylanır.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Standart isimli bir prosedür zorunlu tutmaz. Ancak altyapının sürdürüldüğünü kanıtlayacak kayıtlar olmadan bu maddenin karşılandığı gösterilemez; pratikte bir plan ve kayıt seti gereklidir.
Evet. Mülkiyet değil kullanım esastır. Kiralık forklift veya kiralık sunucu ürün uygunluğunu etkiliyorsa envantere alınır ve bakım sorumluluğunun sözleşmede kimde olduğu tanımlanır.
Hayır. Bakım madde 7.1.3, ölçüm ekipmanlarının izlenebilirliği madde 7.1.5 kapsamındadır. Bir cihaz hem bakım hem kalibrasyon programında yer alabilir; ikisi ayrı kayıtlarla yürütülür.
Ekipman sayısı azsa tek sayfalık bir tablo yeterlidir. Detay düzeyi kritiklikle orantılı olmalıdır; gereğinden ayrıntılı bir plan uygulanmadığı için sizin aleyhinize kanıta dönüşür.
Yapılan işin gerektirdiği yetkinlik madde 7.2 kapsamında kanıtlanmalıdır. Basit günlük bakımlar için işbaşı eğitimi kaydı yeterli olabilir; elektrik, basınçlı kap gibi alanlarda ise mevzuatın aradığı yetki belgesi aranır.