ISO 9001 süreç haritası nasıl oluşturulur?
Süreç yaklaşımı, kuruluşun faaliyetlerini birbirine bağlı süreçler olarak yönetmesidir. ISO 9001 madde 4.4 bunu ister: her sürecin girdisi, çıktısı, sorumlusu, kaynakları ve performans göstergesi tanımlanır. Süreç haritası ise bu süreçlerin birbirini nasıl beslediğini tek bakışta gösteren şemadır.
Birçok işletme ISO 9001’i departman departman ele alır ve sonra süreçlerin birbirine bağlandığı yerlerde, satın almadan üretime ya da üretimden sevkiyata geçişlerde, sorunların biriktiğini görür. Süreç yaklaşımının amacı tam da bu kör noktaları görünür kılmaktır.
Süreç yaklaşımı, işi bir çıktı üretmek için birbirine bağlanan faaliyetler zinciri olarak görmektir. Madde 4.4’e göre her süreç için girdi, çıktı, sıralama, etkileşim, sorumlu, kaynak, risk ve performans ölçütü belirlenir. Amaç, departman duvarları yerine değer akışını yönetmek ve süreçler arası boşlukları kontrol altına almaktır.
Bu yaklaşım, kalitenin tek bir birimin değil, birbirine çıktı devreden tüm süreçlerin ortak sorumluluğu olduğunu varsayar.
Süreç haritası genellikle üç katmanda çizilir: yönetim süreçleri, temel operasyonel süreçler ve destek süreçleri. Önce müşteriden müşteriye uzanan ana akış belirlenir, sonra bu akışı besleyen destek süreçleri eklenir. Her kutu bir süreci, oklar ise girdi-çıktı ilişkisini temsil eder.
Haritayı çizerken kusursuz görünmesine değil, gerçeği yansıtmasına öncelik verin. Sahadaki kişiyle birlikte çizilmeyen harita kâğıtta kalır.
Her sürecin amacına ulaşıp ulaşmadığı önceden tanımlı göstergelerle izlenir. Gösterge süreçle ilgili olmalı, kolay toplanmalı ve bir hedefe bağlanmalıdır: zamanında teslim oranı, ilk seferde doğru üretim ya da şikâyet kapanma süresi gibi. Veri yalnızca toplanmaz; sapma olduğunda düzeltici faaliyet veya iyileştirme tetiklenir.
Gösterge sayısını az ama anlamlı tutmak, onlarca veriyi toplayıp hiçbirine bakmamaktan çok daha iyidir.
Şu testi uygulayın: faaliyetin net bir girdisi, ölçülebilir bir çıktısı ve tek bir sorumlusu varsa ayrı süreç olarak tanımlamaya değer. Bu üçünden biri yoksa, onu daha büyük bir sürecin adımı olarak ele almak haritayı sadeleştirir ve yönetilebilir kılar.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Standart süreç haritası adını şart koşmaz ama madde 4.4 süreçlerin ve etkileşimlerinin belirlenmesini ister. Harita, bu zorunluluğu karşılamanın en pratik ve denetimde en anlaşılır yoludur.
Sabit bir sayı yoktur. Küçük bir işletme 6-8 süreçle yönetilebilirken büyük üretimlerde sayı artar. Ölçüt, her sürecin gerçekten yönetilebilir ve ölçülebilir olmasıdır; süreç enflasyonu yönetimi zorlaştırır.
Hayır. SIPOC tek bir süreci tedarikçi-girdi-süreç-çıktı-müşteri ekseninde özetler. Süreç haritası ise tüm süreçlerin birbiriyle ilişkisini üst seviyede gösterir. İkisi farklı ölçeklerde birbirini tamamlar.
Süreci uçtan uca etkileyebilecek yetkiye sahip kişi olmalıdır. Yalnızca bir adımdan sorumlu olan biri süreç sahibi yapılırsa, süreç sınırlarındaki sorunları çözme yetkisi olmaz.
Evet. Süreç sayısı azalır ama mantık aynıdır. Küçük işletmelerde bir kişi birden çok sürecin sahibi olabilir; önemli olan girdi-çıktı ilişkisinin ve göstergenin net olmasıdır.