Yönetimin gözden geçirmesi (YGG) toplantısı nasıl yapılır?
Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG); üst yönetimin, kalite yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini planlı aralıklarla değerlendirdiği bir karar toplantısıdır. ISO 9001’in 9.3 maddesinde girdileri ve çıktıları tanımlıdır. Amaç rapor okumak değil, veriye dayalı kararlar üretmektir.
Yirmi yılı aşkın denetim deneyimimde gördüğüm en yaygın yanılgı şudur: YGG’yi bir formaliteye, “denetimden bir gün önce doldurulan tutanağa” indirgemek. Oysa iyi yürütülen bir YGG, üst yönetimin sisteme gerçekten dokunduğu tek andır ve çoğu firmada en çok değer üreten toplantıdır.
YGG, üst yönetimin kalite yönetim sistemini stratejik düzeyde değerlendirdiği yapılandırılmış bir toplantıdır. Performans verileri, müşteri geri bildirimleri, denetim sonuçları ve riskler masaya yatırılır; çıktısı ise iyileştirme kararları, kaynak ihtiyaçları ve sistem değişiklikleridir. Yani girdi veridir, çıktı karardır.
ISO 9001 madde 9.3 girdileri tek tek sayar: önceki YGG kararlarının durumu, iç ve dış konulardaki değişiklikler, müşteri memnuniyeti ve şikayetler, kalite hedeflerine ulaşma düzeyi, süreç performansı ve uygunsuzluklar, denetim sonuçları, tedarikçi performansı, kaynakların yeterliliği ile risk ve fırsat aksiyonlarının etkinliği.
Çıktı; iyileştirme fırsatları, sisteme yapılacak değişiklikler ve ihtiyaç duyulan kaynaklara dair somut kararlardır. Her karar bir sorumluya ve tarihe bağlanmalıdır. “İyileştirilecektir” gibi sahipsiz cümleler değil, “şu süreç için şu kaynak şu tarihe kadar” netliğinde aksiyonlar beklenir.
Standart kesin bir sıklık dayatmaz; “planlı aralıklarla” der. Pratikte yılda en az bir kez yapılır, ancak tek bir yıllık toplantı çoğu zaman yetersizdir. Hızlı değişen ya da çok sayıda uygunsuzluk üreten işletmelerde altı aylık, hatta üç aylık ritim çok daha sağlıklı kararlar üretir.
Mini karar kuralı: YGG kararlarınızın çoğu bir sonraki toplantıya kadar kapanmıyorsa, sorun sıklıkta değil, kararların somutluğundadır. Önce kararı netleştirin, sonra sıklığı tartışın.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Üst yönetim sorumludur; kalite yöneticisi hazırlık ve raporlamayı yapsa da kararları üst yönetim verir.
Standart sıklık dayatmaz; yılda en az bir kez yapılır, ihtiyaca göre altı aylık ritim önerilir.
Evet; 9.3 maddesinin kanıtı olarak girdiler, kararlar ve katılım kayıt altına alınmalıdır.
Üst yönetim ve süreç sorumluları; kararların uygulanacağı kişilerin masada olması etkinliği artırır.
Hayır; iç tetkik sistemi denetler, YGG ise tetkik dahil tüm verilerle yönetimin karar verdiği toplantıdır.