ISO 9001 belgesinin maliyeti yalnızca belgelendirme ücretinden ibaret değildir; danışmanlık, eğitim, iç denetim, doküman hazırlığı ve üç yıl boyunca yapılacak gözetim denetimleri toplam maliyeti oluşturur. Bu nedenle belge bir defalık gider değil, üç yıllık bir yatırım olarak düşünülmelidir.
Birçok firma yalnızca “belge ücreti” sorar ve teklifleri buna göre kıyaslar. Oysa sahada gördüğümüz en sık yanılgı budur: belgenin görünen fiyatı, gerçek maliyetinin sadece bir parçasıdır. Aşağıda maliyeti oluşturan tüm kalemleri ve çoğu kaynağın atladığı gizli maliyetleri açıklıyoruz.
Toplam maliyet beş ana kalemden oluşur: belgelendirme kuruluşunun denetim ücreti, danışmanlık, eğitim, sistemi kurma ve işletme için harcanan iç zaman, bir de üç yıla yayılan gözetim denetimi ücretleri.
Maliyeti en çok etkileyen faktörler çalışan ve şube sayısı, faaliyet kapsamı, sektörün risk düzeyi ve mevcut sistem altyapısının olgunluğudur; sistemi oturmuş bir firmada danışmanlık ve iç zaman maliyeti belirgin biçimde düşer.
Örneğin tek lokasyonlu, süreçleri zaten belli bir firma ile çok şubeli, sıfırdan başlayan bir firmanın maliyeti karşılaştırılamaz. Bu yüzden “ortalama maliyet” diye bir rakamı para birimine bağlamak yanıltıcı olur; her firmanın tablosu kendine özeldir.
En sinsi maliyet, akreditasyonsuz ucuz bir belgenin sonradan geçersiz çıkmasıdır; bu durumda hem ödenen ücret hem de kaçırılan ihale veya ihracat fırsatı çift maliyet olarak geri döner.
Görünürde düşük bir teklif, danışmanlığı veya eğitimi dışarıda bırakıyorsa ya da akreditasyon içermiyorsa, gerçek maliyeti sonradan ortaya çıkar. Bu yüzden teklifleri yalnızca rakamla değil, kapsamla kıyaslamak gerekir.
Maliyeti düşürmenin en sağlıklı yolu, sistemi baştan doğru kurup denetimden ilk seferde geçmek ve belgeyi üç yıllık toplam sahip olma maliyetiyle planlamaktır.
İlk denetimde çıkan büyük uygunsuzluklar ek denetim ve zaman maliyeti doğurur; doğru hazırlık bu tekrar maliyetini ortadan kaldırır. Sizin için en ideal çözüm, danışmanlarımızla doğrudan görüşerek firmanıza özel maliyet planını çıkarmaktır.
Tüm maliyet kalemlerini şeffaf biçimde ortaya koyup, gizli maliyet bırakmadan üç yıllık bir plan çıkarıyoruz; sistemi ilk seferde geçecek şekilde kurarak tekrar maliyetlerini ortadan kaldırıyoruz.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Hayır. Belge ücretine ek olarak danışmanlık, eğitim, iç zaman ve üç yıllık gözetim denetimleri de toplam maliyete dahildir.
Evet. Belge 3 yıl geçerlidir ve geçerliliğin sürmesi için her yıl bir gözetim denetimi yapılır; bu denetimlerin ücreti toplam maliyete dahil edilmelidir.
Genellikle iki kalem: hesaba katılmayan iç personel zamanı ve akreditasyonsuz ucuz belgenin sonradan geçersiz çıkması.
Sistemi baştan doğru kurup denetimden ilk seferde geçmek. Tekrar denetim ve düzeltme maliyetlerinden kaçınmak, en etkili tasarruftur.
Evet. Süreçleri ve dokümanı belli bir firmada danışmanlık ile iç zaman ihtiyacı azalır, bu da toplam maliyeti düşürür.