Anasayfa›Hizmetler›Kalite Yönetimi›ISO 9001 Madde 8.6: Ürünün Serbest Bırakılması ve Son Kontrol Kaydı
Son kontrol ve sevkiyat onayı nasıl kayıt altına alınır?
Son kontrol kaydında ürün/parti bilgisi, uygulanan kontrollerin sonucu, kabul kriterine uygunluk beyanı ve serbest bırakma yetkisine sahip kişinin kimliği yer alır. Planlı düzenlemeler tamamlanmadan sevkiyat yapılamaz; istisna ancak yetkili onayıyla ve kayıtla mümkündür.
ISO 9001’in 8.6 maddesi kısa yazılmıştır ama denetimde en çok kanıt üreten yerlerden biridir. Çünkü burada soru teknik değil idaridir: bu ürünün müşteriye gitmesine kim, neye bakarak izin verdi? Pek çok işletmede bu izin, sevkiyat irsaliyesinin altındaki isimsiz bir paraftır.
Yetki, kalite veya kontrol fonksiyonunda tanımlı ve isimle belirlenmiş kişilerde olmalıdır. Görev tanımında bu yetki açıkça yazılmalı, vekalet durumu da belirtilmelidir. Üretimi yapan kişinin kendi ürününü serbest bırakması, bağımsızlık açısından zayıf bir uygulamadır.
Küçük işletmelerde ayrı bir kalite kadrosu bulunmayabilir; bu durumda ikinci bir gözün kontrolü ve yetkinin yazılı devri, denetçi için yeterli güvence sağlar.
Kural olarak hayır. Standart, planlanan tüm doğrulama faaliyetleri tamamlanmadan ürünün serbest bırakılmamasını ister. İstisna yalnızca yetkili bir merci ve uygulanabildiği yerde müşterinin onayıyla mümkündür; bu onay kayıt altına alınmalıdır.
Kabul kriterlerine uygunluğun kanıtı ile serbest bırakmayı yapan kişinin izlenebilirliği zorunludur. Yani kayıt, hem “ölçüm ve uygundur” bilgisini hem de “bu kararı ben verdim” bilgisini taşımalıdır. Tarih ve parti bağı olmadan kayıt izlenebilir sayılmaz.
Mini karar kuralı: kayda bakan üçüncü bir kişi, ürünü ölçüm değerleriyle birlikte yeniden değerlendirebiliyorsa kayıt yeterlidir. Yalnızca “uygundur” yazan bir kutucuk bu testi geçemez.
Şartlı kabul, uygun olmayan çıktı kontrolü maddesiyle birlikte yürütülür. Ürün tanımlanır, ayrı tutulur, sapmanın niteliği ve müşteri onayı kayda alınır. Acil sevkiyat baskısı altında verilen kararların en geç ertesi iş günü resmileştirilmesi gerekir.
Uygulamada işe yarayan bir yöntem, şartlı sevkiyatlar için ayrı numaralı bir form kullanmaktır. Böylece yıl sonunda bu kararların sayısı ve müşteri şikayetiyle korelasyonu görülebilir hale gelir.
Denetçi son kontrol kaydını; kalibrasyon kayıtları, personel yetkinlik kayıtları, uygun olmayan çıktı kayıtları ve müşteri şikayetleriyle karşılaştırır. Şikayet gelen bir partinin son kontrol kaydının sorunsuz görünmesi, kontrol kriterinin yetersiz olduğunun göstergesi olarak yorumlanır.
Bu nedenle şikayet sonrası yapılacak ilk iş, kabul kriterlerini gözden geçirmektir; personeli uyarmak değil.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Hizmetin müşteriye sunulmadan önceki son kontrol noktası tanımlanır; örneğin raporun teslim öncesi gözden geçirilmesi. Kontrolü yapan kişi ve tarih kayıt altına alınır.
Tutulabilir. Önemli olan, serbest bırakma kararının hangi aşamada ve kim tarafından verildiğinin ayırt edilebilir olmasıdır.
Geçerlidir. ERP veya kalite yazılımında kullanıcı bazlı yetkilendirme varsa, sistem kaydı imzadan daha güçlü bir izlenebilirlik sağlar.
Örnekleme planı tanımlı ve gerekçelendirilmişse yeterlidir; en yaygın dayanak ISO 2859-1 planlarıdır. Numune sayısını ve kabul sınırını nasıl belirleyeceğinizi AQL tablosu nasıl okunur yazımızda örnekle anlattık. Plansız, “gözle birkaç adet” şeklindeki kontroller uygunsuzlukla sonuçlanır.
Şart değil; mevcut kontrol formuna yetkili alanı ve kabul kriteri sütunu eklemek çoğu zaman yeterlidir. Sizin için en ideal çözüm, danışmanlarımızla doğrudan görüşmenizdir.