ISO 9001 iç denetim nasıl yapılır?
ISO 9001 iç denetim, kuruluşun kendi kalite yönetim sistemini standardın şartlarına ve kendi prosedürlerine göre planlı biçimde kontrol etmesidir. Yıllık bir program hazırlanır, bağımsız iç denetçiler süreçleri kanıta dayalı inceler, bulgular raporlanır ve düzeltici faaliyetlerle kapatılır. Amaç ceza değil, sistemi dış denetimden önce iyileştirmektir.
Belgelendirme denetiminden bir hafta önce panikle yapılan iç tetkik, en sık karşılaştığım hatalardan biri. İç denetim bir formalite değil, sistemin gerçekten çalışıp çalışmadığını gösteren en dürüst aynadır. Doğru yapıldığında dış denetimde sürpriz uygunsuzluk çıkmaz.
ISO 9001 belirli bir sıklık dayatmaz; “planlı aralıklarla” yapılmasını ister. Pratikte çoğu kuruluş tüm süreçleri yılda en az bir kez kapsayacak bir program kurar. Riskli veya yeni süreçler daha sık, oturmuş süreçler daha seyrek denetlenebilir. Önemli olan hiçbir sürecin programın dışında kalmamasıdır.
İç denetçi, denetlediği işten bağımsız olmalıdır; kimse kendi işini denetleyemez. Denetçinin ISO 9001 şartlarını ve denetim tekniğini bilmesi gerekir; bunun için iç denetçi eğitimi alınır. Tarafsızlık ve kanıta dayalı soru sorma becerisi, teknik unvandan daha önemlidir.
Her uygunsuzluk için önce kök neden araştırılır, sonra düzeltici faaliyet tanımlanır ve etkinliği doğrulanır. “Personel uyarıldı” bir kök neden analizi değildir. Kalıcı çözüm, sorunun tekrar etmesini engelleyen sistem değişikliğidir; bu kapatma takip edilip kayda alınmalıdır.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
İkisi de mümkündür. Eğitimli kendi personeliniz süreklilik sağlar; dış bir göz ise körlük yaratan alışkanlıkları görür. Birçok kuruluş ilk yıl destek alıp sonraki yıllarda iç ekibini yetiştirme yolunu seçer.
Hayır. İç denetim süreçleri sahada kanıtla inceler; yönetim gözden geçirme ise üst yönetimin bu bulguları, hedefleri ve performans verilerini değerlendirdiği toplantıdır. İç denetim çıktıları, gözden geçirmenin girdisidir.
Genellikle hayır. Sıfır bulgu çoğu zaman denetimin yüzeysel yapıldığını gösterir. İyi bir iç denetim küçük de olsa iyileştirme fırsatları ortaya çıkarır; bu, sistemin canlı olduğunun işaretidir.
Standart, belge şartı olarak doğrudan “eğitim” demez ama “yetkinlik” ister. Uygulamada bu yetkinlik en sağlıklı biçimde iç denetçi eğitimiyle kazanılır ve dış denetimde kanıt olarak sunulur.
Genellikle kalite yöneticisi hazırlar, üst yönetim onaylar. Programın bağımsızlığı ve kapsamı önemlidir. Kuruluşunuza uygun bir program kurgusu için danışmanlarımızla doğrudan görüşebilirsiniz.