Anasayfa›Hizmetler›Kalite Yönetimi›ISO 9001’de Düzeltici Faaliyet (DÖF) ve Kök Neden Analizi Nasıl Yapılır?
DÖF ve kök neden analizi nasıl yapılır?
Düzeltici faaliyet, bir uygunsuzluğun yalnızca sonucunu değil, tekrar etmemesi için kök nedenini ortadan kaldırma sürecidir. Doğru yapılması; uygunsuzluğu tanımlamak, anlık düzeltmeyi ondan ayırmak, kök nedeni analiz etmek, kalıcı aksiyon almak ve etkinliğini doğrulamaktan geçer.
Çoğu işletmede DÖF formu, “personel uyarıldı” yazılıp kapatılan bir kâğıttır. Bu, uygunsuzluğu çözmek değil üzerini örtmektir; aynı hata birkaç ay sonra yeniden çıkar. ISO 9001’in 10.2 maddesinin asıl beklediği şey, hatanın bir daha doğmaması için kaynağına inmektir.
Hayır ve bu ayrım sistemin kalbidir. Düzeltme, anlık sonucu gidermektir — hatalı ürünü ayırmak gibi. Düzeltici faaliyet ise o hatanın neden oluştuğunu bulup tekrarını engelleyen kalıcı aksiyondur. Yalnızca düzeltme yapmak, sorunu ertelemekten başka işe yaramaz.
Örnek: yanlış etiketlenmiş bir parti tespit edildi. Düzeltme, partiyi durdurup yeniden etiketlemektir. Düzeltici faaliyet ise etiketin neden karıştığını — belki iki ürünün aynı rafta durmasını — bulup o koşulu ortadan kaldırmaktır.
Kök neden analizi, “neden” sorusunu yüzeysel cevapta durmadan tekrarlamaktır. 5 Neden tekniği ve balık kılçığı (Ishikawa) diyagramı en pratik araçlardır; amaç suçluyu değil, sistemdeki açığı bulmaktır. Doğru kök nedene ulaşıldığında çözüm çoğu zaman kendini gösterir.
5 Neden’i sahada uygularken iki tuzağa dikkat edin:
Denetçi, formun doldurulmuş olmasından çok zincirin tutarlılığına bakar: tanımlanan uygunsuzluk, bulunan kök neden ve alınan aksiyon birbiriyle mantıken örtüşüyor mu? Bir de tekrarlayan uygunsuzlukları izler; aynı sorun defalarca açılıyorsa kök nedene hiç inilmemiş demektir.
En zayıf halka genellikle etkinlik doğrulamadır. Aksiyonun alındığını gösteren kayıt vardır ama “işe yaradı mı?” sorusunun cevabı yoktur. Bu boşluk, sistemin kâğıt üstünde kaldığının işaretidir.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Hayır. ISO 9001, uygunsuzluğun tekrarlama olasılığına ve etkisine göre değerlendirme yapmanızı ister. Küçük, tek seferlik sapmalar için düzeltme yeterli olabilir; karar gerekçesini kaydedin.
Basit, tek zincirli sorunlarda 5 Neden hızlıdır. Birden çok faktör şüphesi varsa balık kılçığı daha kapsamlıdır. İkisini birlikte kullanmak çoğu durumda en sağlamıdır.
Aksiyonu uyguladıktan sonra değil, etkinliğini doğruladıktan sonra. Çözümün tekrarı gerçekten önlediğini gösteren bir kanıt oluşana kadar açık tutun.
Bu, analizin erken durduğunun işaretidir. “Neden hata yapabildi?” diye bir adım daha gidin; genelde eğitim, talimat veya tasarım eksikliği gibi sistemsel bir neden çıkar.
Hayır. Kök neden çoğu zaman üretim, satınalma veya bakımdadır; aksiyonun sahibi ilgili süreç sorumlusudur, kalite yalnızca süreci yönetir.