ISO 9001 belgesi; bir kuruluşun kalite yönetim sistemini kurup en az birkaç ay fiilen işletmesi ve ardından TÜRKAK akreditasyonuna sahip bir belgelendirme kuruluşunun iki aşamalı (doküman ve saha) denetiminden geçmesiyle alınır. Belge 3 yıl geçerlidir ve her yıl gözetim denetimiyle sürdürülür. Hazırlığı tamamlanmış bir KOBİ’de süreç çoğu zaman 4-8 haftada tamamlanır.
“İhaleye iki gün var, ISO 9001 belgesini yarın alabilir miyiz?” Danışmanlık sürecimizde en sık duyduğumuz cümlelerden biri budur. Kısa cevap: belge bir günde satın alınan bir kâğıt değil, denetimle kanıtlanan bir sistemdir. Ama doğru kurguyla süreç sandığınızdan kısadır. Aşağıda denetçi masasının diğer tarafından, gerçek tabloyu paylaşıyoruz.
Süreç beş ana adımdan oluşur: mevcut durum (boşluk) analizi, sistemin kurulması ve dokümantasyon, sistemin bir süre fiilen işletilmesi, iç denetim ile yönetimin gözden geçirmesi ve son olarak akredite kuruluşun iki aşamalı belgelendirme denetimi.
Denetçi, dokümanların varlığından çok “söylediğinizi gerçekten yapıyor musunuz” sorusunun kanıtını arar: müşteri şikâyeti kayıtları, düzeltici faaliyetler, tedarikçi değerlendirmeleri ve yönetimin gözden geçirme tutanakları.
Deneyimli bir denetçi genellikle iz sürme yöntemi kullanır: rastgele bir siparişi ya da şikâyeti seçer ve onu baştan sona takip eder. Sistem gerçekten işliyorsa bu iz kopmaz; yalnızca denetim için doldurulmuş bir dosyada ise ikinci adımda kopar. Bu yüzden hazırlığın amacı denetçiyi ikna etmek değil, izi sağlam kurmaktır.
Hazırlığı tamamlanmış küçük veya orta ölçekli bir işletmede belgelendirme çoğu zaman 4-8 hafta sürer; sıfırdan başlayan ve birden çok şubesi olan kuruluşlarda bu süre 3-6 aya çıkabilir.
Süreyi belirleyen başlıca etkenler: çalışan ve şube sayısı, mevcut sistem altyapınız, sektörün risk düzeyi ve en önemlisi geriye dönük kayıt birikiminiz. Kayıt üretmek zaman ister; bu nedenle “bir haftada belge” vaadi çoğu zaman ya akreditasyonsuz bir belgeyi ya da eksik bir denetimi işaret eder.
En pahalı hata, belgeyi denetim günü için hazırlanan bir dosya gibi görmektir; hemen ardından akreditasyonsuz ucuz belge tuzağı gelir.
Bir ISO 9001 belgesinin ihalede, ihracatta ve zincir market denetimlerinde kabul görmesi, belgeyi veren kuruluşun TÜRKAK ya da eşdeğer bir akreditasyon kurumunca yetkilendirilmiş olmasına bağlıdır.
Piyasada çok daha ucuza belge satan, ancak hiçbir akreditasyona dayanmayan oluşumlar vardır. Bu belgeler duvarda iyi durabilir; fakat ihale komisyonu ya da yurt dışı alıcı belgeyi sorguladığında geçersiz çıkar. Belgenizi almadan önce, belgelendirme kuruluşunun akreditasyon kapsamını doğrulamanızı öneririz.
Boşluk analizinden akredite belgelendirme denetimine kadar tüm süreci anahtar teslim yönetiyoruz: dokümanı işinize göre kuruyor, ekibinizi hazırlıyor ve denetimde yanınızda oluyoruz. Amacımız belgeyi en kısa sürede ve gerçekten işleyen bir sistemle almanız.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Belge 3 yıl geçerlidir. Geçerliliğin sürmesi için her yıl bir gözetim (ara) denetimi yapılır; üçüncü yılın sonunda yeniden belgelendirme denetimiyle yenilenir.
Hayır, yasal bir zorunluluk değildir. Ancak birçok kamu ihalesinde, kurumsal müşteri sözleşmesinde ve ihracat sürecinde fiilen şart koşulduğu için ticari olarak çoğu zaman gereklidir.
İhalenin şartnamesine bağlıdır. Kalite belgesi puanlama kriteriyse ya da yeterlilik şartıysa belgesiz girmek elenmenize yol açar. Şartnameyi birlikte inceleyip net cevap verebiliriz.
ISO 9000 temel kavram ve terimleri tanımlayan rehber standartır; belgelendirilen ve şartları içeren standart ise ISO 9001’dir. Yani belge ISO 9001’e göre alınır.
Evet. Sistem işletmenin ölçeğine göre uyarlanır; tek kişilik bir firma da fabrikalar da aynı standarda göre belgelenebilir. Küçük işletmede süreç genellikle daha kısadır.