Gıda denetiminde uygunsuzluk çıkarsa ne yapılır?
Önce uygunsuzluğun etkilediği ürün kontrol altına alınır (düzeltme), sonra tekrarı önlemek için kök neden analizi yapılır (düzeltici faaliyet). ISO 22000 madde 8.9.2 ve 8.9.3 bu ikisini ayırır. Faaliyet kapatılmadan önce etkinliği doğrulanmalı ve gerekiyorsa HACCP planı ile PRP’ler güncellenmelidir.
Denetim raporunda “düzeltici faaliyet” yazan kutuya çoğu işletme yaptığı işi değil, yaptığı temizliği yazar. Ürünü ayırmak, hattı yıkamak, personeli uyarmak birer düzeltmedir; uygunsuzluğun bir daha oluşmasını engellemez. ISO 22000 madde 8.9.3’ün tek derdi bu ayrımdır ve denetçinin bu maddede aradığı kanıt, temizlik fotoğrafı değil neden-sonuç zinciridir.
Düzeltme, tespit edilen uygunsuzluğun kendisini ortadan kaldırır: etkilenen partiyi bloke etmek, yeniden işlemek, imha etmek. Düzeltici faaliyet ise uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırır ve tekrarını önler. Bir olayda düzeltme her zaman gerekir; düzeltici faaliyet ise nedenin tekrar etme ihtimaline göre değerlendirilir.
Pratik ayraç şudur: yaptığınız işlem sadece bugünkü ürünü ilgilendiriyorsa düzeltmedir. Yarınki ürünü de etkiliyorsa düzeltici faaliyettir.
Kök neden analizi, olayı sistemin bir kararına kadar geriye götürmektir. En yaygın yöntem “5 Neden” zinciridir; balık kılçığı diyagramı ise nedenleri insan, makine, yöntem, malzeme, ortam ve ölçüm başlıklarına ayırarak taramayı genişletir. Zincir bir kişide değil, bir süreçte bitmelidir.
Etkinlik doğrulaması, faaliyetten sonra belirlenen bir sürede aynı uygunsuzluğun tekrar etmediğinin kanıtlanmasıdır. Doğrulama tarihi baştan planlanır; kayıt üzerinde “etkindir” ibaresi tek başına yeterli değildir. Kanıt olarak izleme verileri, iç denetim bulguları veya analiz sonuçları kullanılır.
Kapatma tarihini faaliyetin uygulandığı güne yazan bir sistem, etkinliği hiçbir zaman ölçemez. Faaliyet günü ile kapanış günü arasında gözlem süresi bulunmalıdır.
Değiştirebilir. Analiz sonucunda kritik limitin gerçekçi olmadığı, izleme sıklığının yetersiz kaldığı veya bir tehlikenin gözden kaçtığı anlaşılırsa HACCP planı ve ilgili PRP’ler güncellenir. Bu güncelleme gıda güvenliği ekibinin kararıyla yapılır ve doğrulama faaliyetlerine yansıtılır.
Uygunsuzluk kaydı, alınan düzeltme, etkilenen ürünün akıbeti, kök neden analizi çıktısı, planlanan faaliyet ve sorumlusu, hedef tarih, etkinlik doğrulama kanıtı ve gerekiyorsa sistem dokümanlarında yapılan değişiklik. Bu sekiz alan tek bir formda toplandığında madde 8.9.3 rahatlıkla kapanır.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Hayır. Standart, uygunsuzluğun tekrar etme ihtimaline ve etkisine göre değerlendirme yapılmasını ister. Düşük etkili ve tekrarlamayan bir olayda düzeltme yeterli olabilir; ancak bu kararın gerekçesi kayıtta görünmelidir.
Şikayet doğrulandığında ve ürün güvenliğiyle ilişkiliyse evet. Şikayetler ayrıca trend olarak değerlendirilir; tekil olarak önemsiz görünen bir konu, üç ay üst üste tekrarlıyorsa sistemsel bir nedene işaret eder.
Faaliyeti uygulayan kişi ile kapatan kişi farklı olmalıdır. Genellikle gıda güvenliği ekip lideri veya kalite yöneticisi kapatır. Aynı kişinin hem uygulayıp hem kapattığı sistemlerde etkinlik doğrulaması tarafsızlığını yitirir.
Basit ve tekrarlayan olaylarda 5 Neden yeterlidir. Nedenin belirsiz olduğu, birden fazla faktörün etkileştiği olaylarda balık kılçığı veya hata ağacı daha isabetli sonuç verir. Yöntemin adı değil, zincirin sistemsel bir kararda bitmesi önemlidir.
Mevcut kayıt yapınıza ve uygunsuzluk hacminize göre değişen bir birim üzerinden planlanır. Sizin için en ideal çözüm, danışmanlarımızla doğrudan görüşmenizdir.