Gıdada izlenebilirlik sistemi nasıl kurulur?
İzlenebilirlik sistemi, bir gıda ürününün hangi hammaddelerle, hangi üretim koşullarında, hangi lotla ve hangi müşteriye gönderildiğini geriye ve ileriye doğru takip edebilmelidir. Sistemin çalıştığı, masa başı listeyle değil; zaman tutulan geri çağırma tatbikatı ve kayıt karşılaştırmasıyla anlaşılır.
İzlenebilirlikte en yanıltıcı rahatlık, lot numarası basıldığı için sistemin tamamlandığını sanmaktır. Sahada asıl soru şudur: Bu lotu seçtiğimizde iki saat içinde hammaddesine, üretim kaydına, analiz sonucuna ve sevk müşterisine ulaşabiliyor musunuz?
İzlenebilirlik testi, seçilen bir ürün lotunun hammaddeden son müşteriye ve son müşteriden hammadde lotlarına kadar kesintisiz takip edilebildiğini kanıtlamalıdır. Test; kayıtların varlığını, kayıtlar arası tutarlılığı, miktar dengesini ve kriz anında ulaşılabilirliği birlikte göstermelidir.
Denetçi gözünden iyi test, sadece “bulduk” sonucu değildir. Hangi saatte başladınız, hangi kayda kaç dakikada ulaştınız, miktar farkı çıktı mı, sevk edilen ürünün tamamı listelendi mi? Bu soruların cevabı yoksa test eksik kalır.
Geri çağırma tatbikatı, gerçek bir kriz varmış gibi belirli bir ürün lotu üzerinden başlatılır; kalite, depo, üretim, satış ve sevkiyat kayıtları birlikte kontrol edilir. Amaç ürünü gerçekten geri toplamak değil, geri toplama kararının ne kadar hızlı ve doğru verilebildiğini ölçmektir.
Bizim sahada önerdiğimiz yöntem, yılda en az bir tatbikatın “zor senaryo” üzerinden yapılmasıdır. Örneğin aynı hammadde lotunun birden fazla üründe kullanıldığı gün seçilir. Böylece sistem yalnız kolay üründe değil, karmaşık üretim akışında da test edilmiş olur.
Miktar dengesi, bir lotun ne kadarının üretildiğini, ne kadarının sevk edildiğini, ne kadarının stokta veya numune olarak kaldığını gösterir. Bu denge kurulamazsa işletme, riskli ürünün tamamını bulduğundan emin olamaz ve geri çağırma kararı zayıflar.
En sık hata, fire ve yeniden işleme kayıtlarının izlenebilirlik hesabına katılmamasıdır. Özellikle parti birleşmesi yapılan işletmelerde “hangi lot hangi ürüne girdi?” sorusu üretim sonunda değil, proses sırasında kayıt altına alınmalıdır.
İhracat ve market denetimlerinde izlenebilirlik, yalnız yasal kayıt düzeni olarak değil, marka güvenliği aracı olarak değerlendirilir. Alıcı taraf genellikle hızlı raporlama, net lot ayrımı, tedarikçi bağlantısı ve geri çağırma ekibinin rol dağılımını görmek ister.
Türkiye’de üretim yapan firmalar için pratik gerçek şudur: İhracat müşterisi veya zincir market, sorun çıktığında uzun açıklama değil, net liste ister. Bu yüzden tatbikat raporunda kişi isimleri, süreler, ulaşılan kayıtlar ve düzeltici faaliyetler açık yazılmalıdır.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Genel uygulama yılda en az bir kez yapılmasıdır. Ürün riski yüksekse, müşteri şartı varsa veya sistem yeni kurulduysa daha sık test etmek daha doğru olur.
Genellikle hayır; tatbikat iç süreç testi olarak yürütülür. Ancak müşteri özel şart koşuyorsa bilgilendirme yöntemi önceden prosedürde tanımlanmalıdır.
Kabul edilebilir, fakat kayıtlar okunabilir, hızlı erişilebilir ve tutarlı olmalıdır. Elle sistemlerde revizyon, kayıp form ve okunaksız yazı riski daha sık kontrol edilmelidir.
Hayır. Geri çekme genellikle ürün tüketiciye ulaşmadan yapılan piyasadan alma işlemidir. Geri çağırma ise tüketiciye ulaşmış üründe kamuya veya müşteriye dönük daha kritik bir süreçtir.
Seçilen lot için kısa sürede eksiksiz müşteri listesi, hammadde bağlantısı ve miktar dengesi çıkarılabiliyorsa sistem güçlüdür. Sadece lot etiketi tek başına yeterli gösterge değildir.