Anasayfa›Hizmetler›Gıda Güvenliği›ISO 22000 Madde 7.4 İletişim: İç ve Dış İletişim Planı Nasıl Kurulur?
Gıda işletmesinde iletişim planı nasıl hazırlanır?
İletişim planı; tedarikçiden müşteriye, resmi otoriteden çalışana kadar her tarafla neyin, kim tarafından, hangi kanaldan ve ne kadar sürede paylaşılacağını tek tabloda tanımlar. ISO 22000 Madde 7.4 bunu ikiye ayırır: dış iletişimde yetkili kişi ve kayıt zorunlu, iç iletişimde ise gıda güvenliğini etkileyen her değişikliğin gıda güvenliği ekibine ulaşması şarttır.
Bir işletmede alerjen içeren yeni bir hammadde satın alınıyor; satın alma bunu biliyor, üretim biliyor, gıda güvenliği ekibi ise iki ay sonra tehlike analizini gözden geçirirken öğreniyor. Madde 7.4 tam olarak bu boşluğu kapatmak için var. İletişim, ISO 22000’de bir nezaket kuralı değil, tehlike analizinin güncel kalmasını sağlayan besleme hattıdır.
Standart dış iletişimi dört başlıkta ister: tedarikçi ve yükleniciler, müşteriler ve tüketiciler, yasal-düzenleyici otoriteler ve gıda güvenliği zincirini etkileyen diğer kuruluşlar. Her biri için bilgiyi paylaşmaya yetkili kişi tanımlanmalı, paylaşılan bilgi kayıt altına alınmalı ve bu kayıtlar tehlike analizine girdi olarak kullanılmalıdır.
Uygulamada en çok atlanan kalem “diğer kuruluşlar”dır: taşeron temizlik firması, soğuk zincir nakliyecisi, pest kontrol yüklenicisi ve laboratuvar. Bunlarla iletişim genellikle sözlü yürür ve denetimde kanıtı çıkmaz. Sözleşme ekine bir “gıda güvenliği bilgi paylaşımı” maddesi koymak, bu riski tek hamlede kapatır.
Standart iç iletişimi örnekleyerek sayar: ürün ve yeni ürünler, hammadde ve hizmetler, üretim sistemi ve ekipman, temizlik programları, ambalaj ve depolama koşulları, yasal şartlar, tehlike ve kontrol önlemleri, müşteri şikâyetleri ve gıda güvenliğini ilgilendiren diğer koşullar. Bu maddelerin herhangi birinde değişiklik varsa bilgi zamanında gıda güvenliği ekibine ulaşmalıdır.
Etkili bir iletişim matrisi beş sütundan oluşur: konu, muhatap (iç/dış), sorumlu ve yedeği, kanal ve sıklık, kayıt yeri. Kritik olan sorumlunun unvanla değil isimle yazılması ve bir yedeğinin bulunmasıdır; çünkü geri çağırma gibi durumlarda iletişim tek kişiye bağlıysa sistem o kişinin izinli olduğu gün çöker.
Acil durum ve geri çağırma iletişimi bu tabloya mutlaka ayrı satır olarak girmeli; otoriteye bildirim süresi, müşteri bilgilendirme metni ve basın açıklaması yetkisi önceden belirlenmelidir.
Denetçi genelde tersten gider: son altı ayda yaşanmış somut bir değişikliği seçer (yeni hammadde, ekipman, şikâyet) ve bunun gıda güvenliği ekibine ne zaman, hangi kayıtla ulaştığını sorar. İzi bulunamayan her değişiklik, iletişim maddesinden değil doğrudan tehlike analizinin güncelliğinden uygunsuzluk doğuurur.
Bu yüzden iletişim kayıtlarını yalnızca “gönderildi” olarak değil, “girdi olarak kullanıldı” biçiminde bağlamak gerekir: HACCP ekip toplantı tutanağında ilgili değişikliğin gündem maddesi olarak görünmesi en güçlü kanıttır.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Standart isim olarak “iletişim prosedürü” istemez; ancak dış iletişimin kayıt altına alınmasını ve bilgi paylaşımına yetkili kişinin tanımlanmasını şart koşar. Uygulamada bir iletişim matrisi bu şartı prosedürden daha net karşılar.
Genellikle kalite/gıda güvenliği yöneticisi teknik konularda, üst yönetim ise geri çağırma ve otorite bildirimlerinde yetkilendirilir. Önemli olan yetkinin yazılı olması ve yedek kişinin tanımlanmasıdır.
Evet. Şikâyetler hem dış iletişim kaydıdır hem de iç iletişim yoluyla gıda güvenliği ekibine ulaşması gereken bir girdidir. Tekrar eden şikâyetler tehlike analizinin gözden geçirilmesini tetiklemelidir.
Yasal şartlar ve ürün raf ömrü belirleyicidir; yaygın uygulama raf ömrü artı bir yıldır. Geri çağırma ve otorite yazışmaları için daha uzun saklama süresi tercih edilir.
Maliyet işletmenin ürün grubu sayısı, tedarikçi hacmi ve mevcut sistem olgunluğuna göre birim olarak değişir. Sizin için en ideal çözüm, danışmanlarımızla doğrudan görüşmenizdir.