Anasayfa›Hizmetler›Gıda Güvenliği›ISO 22000 Dokümante Bilgi (Madde 7.5): Kayıt Yönetiminde Denetimi Geçen Sistem
Gıda güvenliği kayıtları ne kadar süre saklanmalı?
Genel kural, kaydın ait olduğu ürünün raf ömrü artı bir yıldır. Raf ömrü kısa ürünlerde asgari iki yıl uygulanır. Mevzuat, müşteri sözleşmesi veya belgelendirme şartı daha uzun bir süre öngörüyorsa en uzun olan geçerlidir ve bu süre doküman prosedüründe yazılı olmalıdır.
ISO 22000’in madde 7.5’i çoğu işletmede “klasör düzeni” işi sanılır. Oysa denetimde sorulan şey klasörün düzeni değil, bir kaydın hangi versiyona ait olduğunu, kimin onayladığını ve ne kadar süre saklanacağını sistemin cevaplayıp cevaplayamadığıdır. Bu üç sorunun cevabı yoksa izlenebilirlik zinciri belgede kopar.
Madde 7.5, iki ayrı yükümlülüğü tek başlıkta toplar: sistemin işleyişini anlatan dokümanların güncel ve onaylı tutulması, üretimin kanıtı olan kayıtların ise değiştirilemez, okunabilir ve erişilebilir biçimde muhafaza edilmesi. Standart format dayatmaz, kontrol ister.
Pratik ayrım şudur: doküman geleceği tarif eder, kayıt geçmişi kanıtlar. Prosedür bir dokümandır ve revize edilir; sıcaklık takip formunun doldurulmuş hali bir kayıttır ve asla revize edilmez. Bu ayrımı yapamayan işletmelerde en sık görülen hata, dolu formların üzerine düzeltme yapılıp yeniden yazdırılmasıdır.
Uygunsuzlukların büyük bölümü kaydın içeriğinden değil, kaydın güvenilirliğinden çıkar. Silinmiş veya daksille kapatılmış veriler, boş bırakılmış hücreler, toplu doldurulduğu belli imzalar ve tarih taşımayan formlar denetçinin tüm kayıt sistemine olan güvenini zedeler.
Tedarikçi analiz sertifikaları, mevzuat metinleri ve müşteri şartnameleri işletmenin kontrolü dışında değişir. Standart bunların tanımlanmasını ve güncelliğinin izlenmesini ister; çünkü süresi geçmiş bir uygunluk belgesine dayanarak kabul edilen hammadde, kayıt sistemi kusursuz olsa bile gıda güvenliği açığıdır.
Uygulamada en sağlam yöntem, dış kaynaklı doküman listesinde her kayda geçerlilik bitiş tarihi ve sorumlu kişi eklemektir. Böylece takip kişisel hafızaya değil, listeye bağlanır.
Elektronik kayıt standart tarafından teşvik edilir ancak yedekleme, yetkilendirme ve değişiklik izi şartı getirir. Yalnız bir kişinin erişebildiği, yedeklenmeyen bir tablo dosyası, kâğıt formdan daha zayıf bir kanıttır.
Karar kuralı: kaydı kimin oluşturduğu, ne zaman değiştirildiği ve önceki halinin ne olduğu sistemden gösterilemiyorsa, o kayıt henüz elektronik ortama taşınmaya hazır değildir. Belgelendirme maliyeti planlarken doküman altyapısının kurulumu ayrı bir birim olarak değerlendirilir; sizin için en ideal çözüm, danışmanlarımızla doğrudan görüşmenizdir.
Durumunuzu birkaç dakikada konuşalım; size özel süre ve yol haritası çıkaralım.
Hayır. Standart ıslak imza dayatmaz; kaydı kimin oluşturduğunun kesin olarak belirlenebilmesini ister. Kullanıcı adı ve şifreyle korunan elektronik onaylar da geçerlidir.
Kullanımdan kaldırılmış dokümanlar yanlışlıkla kullanılmayacak şekilde ayrılmalıdır. Yasal veya bilgi amaçlı saklanacaksa “geçersiz” olarak işaretlenip ayrı bir arşivde tutulur.
ISO 22000 belirli sayıda zorunlu prosedür saymaz; sürecin kontrol altında olduğunu kanıtlamanızı ister. Ancak doküman kontrolü, izlenebilirlik, geri çağırma ve düzeltici faaliyet gibi başlıklarda yazılı prosedür pratikte kaçınılmazdır.
Evet, ciddi bir sorundur. Kayıt, ölçümün yapıldığı anda doldurulmalıdır. Aynı kalemle ve aynı el yazısıyla doldurulmuş bir günlük form, denetimde kaydın güvenilirliğini doğrudan tartışmaya açar.
Doküman prosedüründe tanımlanan imha yöntemine göre elden çıkarılır ve imha kaydı tutulur. Kişisel veri içeren kayıtlarda imha yöntemi ayrıca dikkat gerektirir.